PT Perkebunan Nusantara Pedoman Umum Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa

by -475 views

www.jejakkasus.info | PEDOMAN KESATU | PEDOMAN UMUM | PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA.

INSTRUKSI DIREKSI

PT PERKEBUNAN NUSANTARA I (PERSERO)

Nomor : 01.8/SINS/03/2014

Tanggal : 01 September 2014

PEDOMAN PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG DAN JASA PT PERKEBUNAN NUSANTARA I (PERSERO)

Ketentuan Umum
Pengertian Istilah
1.1 PT Perkebunan Nusantara I (Persero) adalah Perusahaan Pemerintah Republik Indonesia yang berbentuk Perseroan Terbatas dengan tujuan untuk melakukan usaha di bidang agro bisnis dan agro industri.

1.2 Direksi adalah direksi PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.3 Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri adalah Panitia yang ditetapkan oleh Direksi yang mempunyai tugas dan wewenang menyusun harga perkiraan sendiri terhadap barang dan jasa di Kantor Pusat.

1.4 Panitia Pengadaan Barang dan Jasaadalah panitia yang ditetapkan oleh Direksi untuk melaksanakan proses pengadaan barang dan jasa melalui metode lelang, pemilihan langsung atau penunjukan langsung di lingkungan PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.4 Pejabat Pengadaanadalah Kepala Bagian, Manajer Kebun/ Unit yangmelaksanakan kegiatan pengadaan barang dan jasadi lingkungan PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.5 Pejabat yang Berwenang adalah Direksi PT. Perkebunan Nusantara I (Persero) atau pejabat yang ditunjuk dan diberi wewenang untuk memutuskan serta bertanggungjawab atas seluruh proses dan hasil kegiatan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.6 Penyedia Barang dan Jasaadalah badan usaha atau perorangan yang melaksanakan pengadaan barang dan jasa untuk kepentingan PT Perkebunan Nusantara I (Persero) sesuai dengan bidang usahanya.

1.7 Barang adalah benda dalam berbagai bentuk dan uraian yang meliputi bahan baku, barang setengah jadi, barang jadi/ peralatan dan mahluk hidup yang spesifikasinya ditetapkan olehPT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.8 Jasa adalah jasa pemborongan, jasa konsultansi dan jasa lainnya.

1.9 Pembelian Langsung adalah metode pengadaan barang yang dilakukan dengan cara membelisecara langsung, baik secara tunai maupun melalui order pembelian tanpa melalui proses pemilihan penyedia barang dan jasa , baik kepada rekanan yang sudah terdaftar maupun yang belum terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.10 Penunjukan Langsung adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan dengan cara menunjuk1(satu) rekanan, yang sudah terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) PT Perkebunan Nusantara I (Persero), karena alasan dan kondisi tertentu penunjukan langsung dapat dilakukan dengan cara menunjuk 1 (satu) rekanan yang belum terdaftar sebagai rekanan terseleksi.

1.11 Pemilihan Langsung adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan dengan cara memilih diantara rekanan yang sudah terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) di PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.12 Lelang Terbatas adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang proses pemilihannya dilakukan secara terbuka, namun terbatas di lingkungan rekanan yang sudah terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.13 Lelang Umum adalah metode pemilihan penyedia barang dan jasa yang dilakukan secara terbuka, baik rekanan yang sudah terdaftar maupun yang belum terdaftar dalam Daftar Rekanan Terseleksi (DRT) PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

1.14 Swakelola adalah metode pengadaan barang dan jasa yang direncanakan, dilaksanakan, dan diawasi sendiri oleh perusahaan.

1.15 Pakta Integritasadalah surat pernyataan yang ditandatangani oleh Direksi, Panitia Pengadaan, Pejabat Pengadaan, Panitia Harga Perkiraan SendirisertaPenyedia Barang dan Jasa yang berisi ikrar untuk mencegah dan tidak melakukan Kolusi, Korupsi dan Nepotisme (KKN) dalam melaksanakan pengadaan barang dan jasa.

1.16 Kontrak adalah perjanjian yang dituangkan dalam kesepakatan yang mengikat antara PT Perkebunan Nusantara I (Persero) dengan penyedia barang dan jasa dalam pelaksanaan pengadaanbarang dan jasa.

1.17 Barang dan jasa spesifik adalah barang dan jasa yang karena sifat/tuntutan teknisnya dan/atau karena telah distandarkan, tidak dapat digantikan oleh barang lain atau jenis pekerjaan tertentu sehingga hanya dapat dipenuhi atau hanya dapat dilaksanakan oleh penyedia barang dan jasa tertentu.

1.18 Pedagang Besar / Distributor / Agen Tunggaladalah pedagang yang membeli atau mendapatkan produk barang dagangan dari tangan pertama atau produsen secara langsung, dan diberikan hak wewenang wilayah / daerah tertentu dari produsen serta memiliki surat pendaftaran sebagai distributor dari instansi berwenang.

1.19 Pengadaan barang dan jasa berisiko tinggi adalah:

1.19.1 Pengadaan barang dan jasa dari segi nilai, berdampak cukup besar terhadap kesehatan keuangan perusahaan.

1.19.2 Pengadaan barang dan jasa dari segi fungsi, berdampak cukup besar terhadap stabilitas produksi dan penjualan.

1.20 Keadaan darurat (emergency) adalah keadaan yang terjadi di luar kemampuan untuk diantisipasi atau dicegah dan memerlukan tindakan penanggulangan segera untuk menghindari kerugian yang lebih besar. Keadaan darurat (emergency) harus dinyatakan oleh Direksi dan dilaporkan/diberitahukan kepada Komisaris.

1.21 Anak Perusahaan BUMN adalah :

1.21.1 Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh PT Perkebunan Nusantara I (Persero);atau

1.21.2 Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki oleh BUMN lain;atau

1.21.3 Perusahaan patungan dengan jumlah gabungan kepemilikan saham BUMN minimum 90%.

1.22 Perusahaan Terafiliasi BUMN adalah Perusahaan yang sahamnya minimum 90% dimiliki Anak Perusahaan BUMN, gabungan Anak Perusahaan BUMN, atau gabungan Anak Perusahaan BUMN dengan BUMN.

Maksud dan Tujuan
2.1 Maksud pedoman pelaksanaan pengadaan barang dan jasa untuk memberikan suatu kerangka pikir, pengertian dan pedoman pelaksanaan teknis serta administratif yang terintegrasi, jelas dan tegas bagi seluruh pihak-pihak yang terkait dengan kegiatan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkunganPT Perkebunan Nusantara I (Persero).

2.2 Tujuan pedoman pelaksanaan pengadaanbarang dan jasa adalah memperoleh dan mendayagunakan barang dan jasa yang dibutuhkan dalam jumlah, kualitas, harga, waktu dan tempat yang tepat secara efektif dan efisien serta dapat dipertanggungjawabkan sesuai ketentuan dan prosedur yang berlaku serta memenuhi prinsip-prinsip etika pengadaan.

Lingkup Pedoman
3.1 Pengadaan barang dan jasa di lingkungan PTPerkebunan Nusantara I (Persero) yang sumber dananya seluruhnya berasal dari PTPerkebunan Nusantara I (Persero), atau pinjaman bank maupun dana pihak ketiga yang pembayarannya menjadi tanggung jawabPTPerkebunan Nusantara I (Persero), untuk keperluan proyek maupun bukan proyek.

3.2 Pengadaan barang dan jasa yang pendanaannya merupakan pembiayaan bersama, pedoman pengadaannya mengikuti pedoman pengadaan barang dan jasa PT Perkebunan Nusantara I (Persero) atau pedoman pengadaan barang dan jasa perusahaan mitra kerjasama.

Prinsip Dasar
4.1 Menguntungkan, berarti pengadaan barang dan jasa secara perhitungan ekonomi harus yang paling besar memberikan nilai lebih bagi perusahaan.

4.2 Efisien, berarti pengadaan barang dan jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat–singkatnya dan dapat dipertanggung jawabkan.

4.3 Efektif, berarti pengadaan barang dan jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang telah ditetapkan PT Perkebunan Nusantara I (Persero)

4.4 Terbuka berarti semua penyedia barang dan jasa yang diyakini memiliki kemampuan dan persyaratan, dapat mengikuti kegiatan pengadaan barang dan jasa di PT Perkebunan Nusantara I (Persero) sesuai ketentuan yang berlaku.

4.5 Bersaing, berarti dalam pelaksanaan kegiatan pemilihan penyedia barang dan jasa, dilakukan melalui persaingan yang sehat diantara penyedia barang dan jasa yang setara dan yang diyakini telah memiliki kemampuan dan memenuhi persyaratan,dan berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan.

4.6 Transparan, berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang dan jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang dan jasa, sifatnya terbuka bagi penyedia Barang dan Jasa.

4.7 Adil/tidak diskriminatif, berarti dalam pelaksanaan kegiatan pemilihan penyedia barang dan jasa, semua penyedia barang dan jasa diberikan perlakuan yang sama.

4.8 Akuntabel, berarti hasil kegiatan pengadaan barang dan jasa harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran kegiatan operasional PT Perkebunan Nusantara I (Persero) serta dapat dipertanggung jawabkan.

Etika
Seluruh para pihak yang terkait dengan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa harus mematuhi etika pengadaan barang dan jasa, yaitu :

5.1 Melaksanakan tugas secara tertib, penuh rasa tanggung jawab, demi kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa.

5.2 Bekerja secara profesional dengan menjunjung tinggi kejujuran, kemandirian dan menjaga informasi yang bersifat rahasia.

5.3 Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung, yang mengakibatkan persaingan yang tidak sehat, penurunan kualitas proses pengadaan dan hasil pekerjaan.

5.4 Bertanggung jawab terhadap segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kewenangannya.

5.5 Mencegah terjadinya pertentangan kepentingan (conflict of interest) pihak-pihak yang terlibat langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaanbarang dan jasa.

5.6 Mencegah terjadinya kebocoran keuangan dan kerugian perusahaan.

5.7 Tidak menyalahgunakan wewenang dan melakukan kegiatan bersama dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan perusahaan.

Kebijakan Pelaksanaan Pengadaan Barang dan Jasa
Pelaksanaan
1.1 Kegiatan pengadaan dapat dilaksanakan apabila :

1.1.1 Program pengadaan barang dan jasa telah disetujui dan ditetapkan Direksi.

1.1.2 Tersedianya spesifikasi teknis atau Rencana Acuan Kerja/Term of Reference

1.1.3 Telah memiliki Harga Perkiraan Sendiri (HPS) yang disusun oleh Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri, kecuali untuk pembelian langsung.

1.1.4 Dikecualikan dari ketentuan di atas untuk pekerjaan-pekerjaan yang sangat mendesak/urgen.

1.2 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dilakukan oleh Pejabat Pengadaan atau Panitia Pengadaan Barang dan Jasa:

1.2.1 Pengadaan sampai dengan nilai Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah) dapat dilaksanakan oleh Pejabat Pengadaan.

1.2.2 Pengadaan di atas nilai Rp.100.000.000 (seratus juta rupiah) harus dilaksanakan oleh Panitia Pengadaan Barang dan Jasa.

Batasan Pengadaan.
2.1 Pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan oleh penyedia yang kompeten dan sesuai dengan kemampuannya.

2.2 Kriteria besar kecilnya koperasi dan perusahaan, dapat mengikuti ketentuan yang dikeluarkan oleh pemerintah atau lembaga berwenang.

2.3 Besaran batas nilai pekerjaan/kegiatan yang dapat dilaksanakan oleh penyedia barang dan jasa sesuai dengan golongannya/klasifikasi yang dikeluarkan oleh asosiasi yang diakui Pemerintah.

Larangan
Larangan ikut menjadi peserta dalam proses pengadaan barang dan jasa apabila:

3.1 Pegawai negeri, pegawai Bank Indonesia (BI), pegawai BHMN/BUMN/BUMD dan karyawanPT Perkebunan Nusantara I (Persero) kecuali yang bersangkutan cuti di luar tanggungan Negara/perusahaan atau bertindak sebagai mewakili BUMN/BUMD/Koperasi Karyawan PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

3.2 Penyedia barang dan jasa yang memiliki hubungan istimewa dengan penyedia barang dan jasa lainnya tidak diperbolehkan secara bersama-sama menjadi peserta dalam satu proses pengadaan.

Pencantuman Merek
Pada dasarnya pencantuman merek dalam dokumen pengadaan tidak diperbolehkan, namun untuk efektivitas dan efisiensi pengadaan barang maka untuk pengadaan barang inventaris, alat produksi dan suku cadang dalam rangka standarisasi telah melalui proses analisa dan evaluasi (pengujian laboratorium dan/atau pengalaman pemakaian) merupakan barang yang paling menguntungkan bagi perusahaan, dalam dokumen pengadaan dibolehkan menyebutkan merek produksi barang.

Pemecahan Paket Pekerjaan
Pada dasarnya pemecahan paket pekerjaan tidak dibenarkan, kecuali:

5.1 Secara teknis dapat dipertanggung jawabkan, misalnya pemisahan pekerjaan listrik, mekanik dan sipil dalam suatu pekerjaan.

5.2 Untuk memenuhi kebutuhan pengisian kembali persediaan.

5.3 Dalam rangka program pembinaan usaha kecil termasuk koperasi setempat.

5.4 Untuk paket pekerjaan yang bersifat kompleks yang membutuhkan berbagai kualifikasi kemampuan dalam usaha menghindarkan penguasaan satu jenis pekerjaan oleh satu penyedia barang dan jasa.

Pengulangan Pengadaan (REPEAT ORDER)
Pengulangan pengadaan barang dan jasa (repeat order) dapat dilakukan dengan cara:

6.1 Penunjukan langsung kepada penyedia barang dan jasa yang sama sepanjang harga yang ditawarkan menguntungkan dengan tidak mengorbankan kualitas, kesepakatan harus diikat dalam kontrak/ surat pesanan baru.

6.2 Pemesanan/permintaan barang dan jasa yang diikat dengan kontrak harga.

Harga Perkiraan Sendiri (HPS)
7.1 Dalam pelaksanaan pengadaan barang dan jasa HPS digunakan sebagai:

7.1.1 Alat untuk menilai kewajaran penawaran harga barang dan jasa.

7.1.2 Dasar untuk menetapkan batas tertinggi penawaran harga barang dan jasa.

7.1.3 Dasar untuk melakukan negoisasi harga.

7.2 Pada dasarnya sebelum kegiatan pengadaan barang dan jasa perusahaan wajib memiliki HPS, kecuali:

7.2.1 Pengadaan barang dan jasa dimana harganya telah ditetapkan oleh pemerintah atau lembaga lain yang ditunjuk oleh Pemerintah.

7.2.2 Pengadaan barang langsung ke pabrikan atau melalui distributor/keagenan.

Pendayagunaan Hasil Produksi Dalam Negeri
8.1 Lebih mengutamakan barang dan jasa baik sebagian maupun seluruhnya yang diproduksi di dalam negeri.

8.2 Penggunaan barang dan jasa yang diproduksi seluruhnya di luar negeri, dimungkinkan apabila:

8.2.1 Di dalam negeri tidak diproduksi,

8.2.2 Setelah dilakukan analisa secara profesional disimpulkan bahwa penggunaan barang dan jasa yang diproduksi di luar negeri lebih menguntungkan.

Sinergi dengan BUMN, Anak Perusahaan BUMN dan/atau Perusahaan Terafiliasi BUMN
Dalam rangka sinergi dengan BUMN, Anak Perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi BUMN atau antar Anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN yang terkait dengan aktivitas perkebunan, maka untuk pengadaan barang dan jasa yang sifatnya strategis, pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dapat menunjuk langsung BUMN, Anak perusahaan BUMN, dan/atau Perusahaan Terafiliasi BUMN atau antar anak Perusahaan BUMN dan/atau antar Perusahaan Terafiliasi BUMN tanpa harus mengorbankan efisiensi keuangan PT Perkebunan Nusantara I (Persero).

Auditor Independen
Sesuai dengan Anggaran Dasar Perusahaan dan best practice dalam Good Corporate Governance (GCG), maka pelaksanaan pengadaan jasa audit oleh auditor independen diserahkan kepada Dewan Komisaris dan Pemegang Saham.

Manajemen Pengadaan Barang dan Jasa
Kantor Pusat
1.1 Untuk mengelola seluruh pelaksanaan pengadaan barang dan jasa PT Perkebunan Nusantara I (Persero), maka di kantor pusat dibentuk Bagian Pengadaan yang memiliki tugas sebagai berikut:

1.1.1 Mengelola pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dengan metode pembelian langsung, penunjukan langsung, pemilihan langsung dan lelang.

1.1.2 Melakukan koordinasi dengan user.

1.1.3 Mengadministrasikan seluruh dokumen pengadaan barang dan jasaPTPerkebunan Nusantara I (Persero).

1.1.4 Melakukan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan barang dan jasa di kebun/unit kerja.

1.1.5 Menerbitkan laporan kegiatan pengadaan barang dan jasa secara berkala, dan menyampaikannya kepada Direksi.

1.2 Pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dapat dilakukan oleh Pejabat Pengadaan atau Panitia Pengadaan.

Kebun, Pabrikdan Unit Bisnis Lainnya
2.1 Pengelolaan kegiatan pengadaan barang dan jasa dan pelaksanaan pemilihan penyedia barang dan jasa di Kebun, Pabrikdan Unit Bisnis Lainnya, dilaksanakan oleh Manajer sebagai Pejabat Pengadaan.

2.2 Laporan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa disampaikan ke Bagian Pengadaandi kantor pusat, setiap akhir bulan dan tembusannya disampaikan ke Bagian terkait.

Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri
Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiriditetapkan oleh Direksi, beranggotakan sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang dan harus gasal.
Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris dilarang duduk sebagai Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri.
Syarat menjadi Panitia Penyusun Harga Perkiraan Sendiri
3.1 Ketua

3.1.1 Warga Negara Indonesia

3.1.2 Menjabat sebagai Kepala Bagian

3.2 Sekretaris dan Anggota

3.2.1 Warga Negara Indonesia

3.2.2 Menjabat sebagai Kepala Urusan atau Asisten Urusan

4. Menandatangani pakta integritas pada awal pengangkatan.

Tanggung jawab.
5.1 Bertanggungjawab atas penyusunan harga perkiraan sendiri terhadap barang dan jasa.

5.2 Bertanggungjawab kepada Direksi atas seluruh kegiatan penyusunan harga perkiraan sendiri.

Tugas Pokok
6.1 Melakukan cek harga pasar barang dan jasa ke pabrikan, agen tunggal, distributor atau toko besar.

6.2 Membuat daftar harga barang dan bahan setiap triwulan atau semester atau tahunan.

6.3 Menyusun HPS setiap pengadaan barang dan jasa yang dilakukan di Kantor Pusat.

Panitia Pengadaan Barang dan Jasa
Panitia Pengadaan Barang dan Jasaditetapkan oleh Direksi, beranggotakan sekurang-kurangnya 3 (tiga) orang dan harus gasal.
Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris dilarang duduk sebagai Panitia Pengadaan.
Persyaratan Panitia Pengadaan
3.1 Mematuhi etika bisnis dan prinsip dasar pelaksanaan pengadaan barang dan jasa;

3.2 Memahami seluruh pekerjaan dan menguasai pedoman tata kerja pengadaan barang dan jasa berikut isi dokumen pengadaan;

3.3 Menandatangani pakta integritas pada setiap pengadaan;

3.4 Tidak mempunyai hubungan keluarga langsung dengan Direksi (sedarah dan semenda);

3.5 Syarat Ketua Panitia Pengadaan

3.5.1 Warga Negara Indonesia

3.5.2 Menjabat sebagai Kepala Bagian Pengadaan.

3.5.3 Telah mengikuti pelatihan/ bimbingan teknis dan memiliki sertifikat keahlian pengadaan barang dan jasa.

3.6 Syarat Sekretaris dan Anggota Panitia Pengadaan

3.6.1 Warga Negara Indonesia.

3.6.2 Menjabat sebagai Kepala Bagian atau Kepala Urusan atau Asisten Urusan.

3.6.3 Diutamakan telah mengikuti pelatihan/ bimbingan teknis pengadaan barang dan jasa.

Tanggung jawab.
4.1 Bertanggungjawab atas kelancaran proses pengadaan barang dan jasa yang dilakukan dengan cara pemilihan langsung dan lelang.

4.2 Bertanggungjawab atas segala tindakan kesengajaan/ kelalaian yang menyebabkan terjadinya pelanggaran ketentuan yang telah ditetapkan yang menimbulkan kerugian keuangan perusahaan.

4.3 Bertanggungjawab kepada Direksiatas seluruh kegiatan pengadaan barang dan jasa melalui metode pemilihan langsung dan lelang.

Tugas Pokok
5.1 Menyusun dokumen pengadaan dan menetapkan Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS).

5.2 Melaksanakan pemilihan penyedia barang dan jasa sesuai ketentuan yang berlaku.

5.3 Mengumumkan rencana pelaksanaan pengadaan barang dan jasa dipapan pengumuman resmi serta media cetak (pengadaan dengan metode lelang).

5.4 Menyampaikan dokumen permintaan penawaran kepada penyedia barang dan jasa.

5.5 Memberikan penjelasan mengenai dokumen pengadaan kepada peserta penyedia barang dan jasa, bila diperlukan dapat dilakukan peninjauan lapangan (untuk pengadaan dengan metode lelang dan pemilihan langsung yang tidak sederhana).

5.6 Melaksanakan pembukaan penawaran serta melakukan evaluasi penilaian penawaran.

5.7 Menjawab sanggahan (bila ada) dan mengumumkan pemenang penyedia barang dan jasa (pengadaan dengan metode lelang).

5.8 Membuat laporan hasil proses pengadaan barang dan jasaserta usulan calon pemenang penyedia barang dan jasa kepada Direksi.

5.9 Membuat surat penunjukan pemenang.

5.10 Membuat surat perintah mulai kerja.

Biaya Administrasi Pengadaan Dan Insentif Kepanitiaan
1 Kepada penyedia barang dan jasa dikenakan biaya administrasi pengadaan yang besarannya ditetapkan oleh Direksi dan disetor ke kas perusahaan.
6.2 Kepada Panitia Pengadaan Barang dan Jasadiberikan insentif yang besarannya ditetapkan oleh Direksi.

Pengelompokan Barang dan Jasa Berdasarkan Tingkat Risiko
Berdasarkan tingkat risiko, pengadaan barang dan jasa dapat dikelompokan ke dalam 3 (tiga) kelompok, yaitu tinggi, sedang dan rendah, kriteria masing-masing kelompok tersebut adalah sebagai berikut:

No

KRITERIA

TINGGI

SEDANG

RENDAH

1

Pengaruh terhadap produksi

Pemeran utama dalam produksi

Berperan secara tdk langsung thd produksi

Tidak memiliki peranan dalam proses produksi

2

Teknologi

Teknologi spesifik

Umum/biasa

3

Nilai

> Rp 50 miliar

Rp 100 juta s/d Rp 50 miliar

s/d Rp 100 juta

4

Ketersediaan di pasar

Jumlah penyedia hanya satu, dan sulit diperoleh.

Jumlah penyedia sangat terbatas.

Jumlah penyedia tidak terbatas.

5

Tingkat kebutuhan

Harus segera dipenuhi karena berpengaruh sangat besar thd produktivitas atau dapat menimbulkan kerugian yang besar.

Walaupun tidak dipenuhi pengaruh thd produktivitas relatif kecil, dan kerugian yang ditimbulkan relatif kecil.

Walaupun tidak dipenuhi penga-ruh terhadap produktivitas sangat kecildankerugian yangditimbulkan sangat kecil.

6

Sifat

Khusus

Biasa

Pengelompokan setiap jenis barang dan jasa berdasarkan tingkat risiko ditetapkan melalui kebijakan Direksi.
Jaminan
Dalam rangka mengelola terjadinya risiko dalam pengadaan barang dan jasa perusahaan menetapkan jaminan kepada penyedia barang dan jasa, bentuk dan besaran jaminan diatur sebagai berikut:
No

Jenis Jaminan

Tingkat Risiko Pengadaan

Tinggi

Sedang

Rendah

Penawaran

5% dari Penawaran

3% dari Penawaran

1% dari Penawaran

2.

Pelaksanaan

5% dari Nilai Kontrak

4% dari Nilai Kontrak

3% dari Nilai Kontrak

3.

Pemeliharaan

(pekerjaan jasa)

5% dari Nilai Kontrak

5% dari Nilai Kontrak

5% dari Nilai Kontrak

Aturan Khusus:
2.1 Pengadaan barang dan jasa dengan metode penunjukan langsung, nilai sampai dengan Rp100.000.000 (seratus juta rupiah) tidak diperlukan jaminan penawaran maupun jaminan pelaksanaan.

2.2 Pengadaan barang dan jasa melalui metode pemilihan langsung nilai diatas Rp100.000.000 (seratus juta rupiah) sampai dengan Rp200.000.000 (dua ratus juta rupiah) tidak diperlukan jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan. Nilai diatas Rp200.000.000 (dua ratus juta rupiah) untuk metode pemilihan langung dan pengadaan barang dan jasa dengan metode lelang diperlukan jaminan penawaran dan jaminan pelaksanaan.

2.3 Jaminan pelaksanaan pengadaan barang pabrikan / keagenan/BUMN diatur sesuai ketentuan dalam kontrak. Pengadaan jasa yang mempunyai spesifikasi khusus yang nilainya diatas Rp200.000.000 (dua ratus juta rupiah) diperlukan jaminan pelaksanaan.

2.4 Jaminanpenawaran atas pengadaan barang dan jasa dikeluarkan oleh :

2.4.1 Bank Pemerintah atau Bank Swasta yang dijamin Pemerintah.

2.4.2 Perusahaan asuransi yang memiliki izin untuk menjual produk jaminan (suretyship) sebagaimana ditetapkan Menteri Keuangan.

2.5 Jaminan pelaksanaan atas pengadaan barang dan jasa dikeluarkan oleh Bank Pemerintah atau Bank Swasta yang dijamin Pemerintah, kecuali khusus pengadaan jasa Asuransi dapat dikeluarkan oleh Asuransi yang memiliki izin untuk menjual produk jaminan (suretyship) sebagaimana ditetapkan Menteri Keuangan.

2.6 Jaminan pemeliharaan hanya untuk pekerjaan jasa, dilakukan dengan cara menunda pelunasan pembayaran selama masa pemeliharaan sesuai perjanjian kedua belah pihak.

Sistem Pembayaran
Pembayaran atas pengadaan barang dan jasa harus diupayakan dibayar secara tunai, yaitu 90 (sembilan puluh) hari setelah pengajuan tagihan diterima.
Terhadap kebutuhan mendesak sehingga pengadaan tidak dapat ditunda, dan/atau kondisi keuangan belum memungkinkan melakukan pengadaan secara tunai, maka pengadaan dapat dilaksanakan secara tidak tunai termasuk sistem pembelian secara leasing.
Untuk pengadaan secara tidak tunai non leasing, dalam kontrak dimungkinkan penambahan suatu klausul yang mengatur pemberian presentase bunga yang berlaku umum kepada penyedia barang dan jasa.

Penyelesaian Perselisihan
Perselisihan sedapat mungkin diselesaikan dengan cara musyawarah, dengan atau tanpa mediator.
Apabila dokumen perjanjian tidak mencantumkan klausul penyelesaian perselisihan, maka terlebih dahulu perusahaan berkonsultasi dengan Komisaris sebelum melakukan kesepakatan dengan pihak kedua tentang penyelesaian perselisihan.
Apabila tidak tercapai kesepakatan antara kedua belah pihak, maka diselesaikan di Pengadilan Indonesia.
Dalam hal terjadi perselisihan antara pihak kedua dengan mitra kerjanya, harus diselesaikan sebagai masalah internal mereka sendiri. PT Perkebunan Nusantara I (Persero) tidak dapat dilibatkan sebagai pihak.
Pengawasan
Pelaporan
Realisasi pengadaan barang dan jasa melalui pihak ketiga yang dilaksanakan oleh kantor pusat.
Realisasi pengadaan barang dan jasa melalui pihak ketiga yang dilaksanakan oleh kebun, pabrikdan unit bisnis lainnya.
Sanksi
1. Pengawasan langsung dilakukan oleh setiap atasan secara struktural dan fungsional atas aspek administrasi, teknis, keuangan maupun sasaran kerja, waktu, kewenangan dan tanggung jawab berdasarkan peraturan yang berlaku mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan hingga penyelesaian secara fisik.
2. Direksi melakukan pengawasan langsung terhadap para pejabat yang melaksanakan tugas di lingkungan kerjanya. Dalam pelaksanaan pengawasan, perlu memperhatikan masukan dari pengawas fungsional dan pengawasan masyarakat, sehingga menjadikan pengawasan melekat sebagai unsur pengendalian internal yang efektif.
3. Pengawasan fungsional terhadap pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT.Perkebunan Nusantara I ( Persero). dilakukan oleh lembaga pengawas fungsional internal maupun eksternal.
Untuk keperluan manajemen, Bagian Pengadaan membuat laporan pengadaan barang dan jasa sesuai SIM PT Perkebunan Nusantara I (Persero) sebagai pendukung laporan manajemen yang disampaikan kepada Direksi dan Bagian terkait.
Setiap karyawan perusahaan yang secara sengaja melakukan pelanggaran dan melakukan kelalaian dalam kegiatan pengadaan barang dan jasa di lingkungan PT.Perkebunan Nusantara I ( Persero), dikenakan sanksi sesuai aturan yang berlaku di perusahaan.

Ketentuan Khusus
Rencana pelaksanaan pengadaan barang dan jasa di luar/menyimpang dari pedoman ini, dapat diputuskan melalui rapat Direksi. (***).

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *